提高生产力的有效团队管理策略

2021-07-1615:32:05提高生产力的有效团队管理策略已关闭评论

提高生产力的有效团队管理策略

在最近的超上下文报告中,我们了解到 37% 的接受调查的经理认为他们角色中最重要的部分是让团队保持在正确的轨道上以实现目标。当团队更好地协调一致、有工作目标并且能够更好地沟通时,让每个人都朝着同一个方向前进就变得更容易了。

提高生产力的有效团队管理策略

在本文中,我们将介绍管理者可以实施以提高生产力的五种有效团队管理策略,包括: 

  • 设定团队目标
  • 举办有效的会议
  • 制定标准操作程序 (SOP)
  • 使文档管理变得简单而无缝
  • 拥有合适的技术:团队管理软件

让我们潜入吧!

设定团队目标

你能为你的团队做的最好的事情就是给他们一个共同前进的方向。 

在 Steven Covey 的著作《高效能人士的 7 个习惯》中,他写道,要养成以终的习惯。仅仅说“让我们度过一个美好的季度”是不够的。你需要定义你的最终目标是什么,并定义必要的目标和行动来让你和你的团队达到目标。 

OKR目标设定框架

根据您团队的运作方式,确定最适合您的目标设定框架。Soapbox、GitLab、Google 等公司在 OKR 系统上运行。 

由已故的安迪·格罗夫 (Andy Grove) 开创,英特尔OKR前首席执行官代表“目标和关键结果”。OKR 将明确的目标与衡量如何实现这些目标的方法联系起来。 

在创建 OKR 时,创建具有挑战性但不令人沮丧的目标。最佳点是达到目标的 60-70%。如果您的得分较低,则说明团队没有达到预期目标,或者目标无法实现。得分更高意味着目标最初可能设置得不够高。

与团队合作创建目标

在确定您希望在给定时间范围内(即季度、年等)实现的目标时,请务必与团队合作确定您的目标。 

通过这样做,您将能够:

  • 鼓励您的团队参与关键决策
  • 让您的团队对您承诺的目标负责
  • 立即获得有关团队认为可以(而不是)实现的反馈
  • 包括更多关于如何最好地实现团队目标的想法

与团队一起定义目标的最佳方式是什么?

在您的下一个团队或季度计划会议上分配时间来讨论团队目标。分享您为团队设定的目标,并向所有人开放,分享他们的想法、关注点和想法。 

持续审查您的目标

设定目标后,将其作为团队会议议程上的重复项目。在此期间持续审查您的目标和进展将加强每个人的个人 KPI 如何逐步提升到整个团队和公司的目标。 

这次不要关注数字,而是专注于:

  1. 你如何追踪你的目标
  2. 从现在到时间线结束之间你需要做什么来实现这些目标

举办有效且富有成效的会议

考虑到大多数经理认为他们角色中最重要的部分是让团队保持正轨,最好的方法之一就是召开有效、富有成效的会议。但是,对于许多团队来说,会议往往会浪费每个人的时间,因为它们没有有效地运行。事实上,Atlassian 的一份报告发现,对于普通的会议参与者来说: 

提高生产力的有效团队管理策略

来源

会议是不可避免的。然而,并非所有会议都是必要的。在您继续进行下面的富有成效的会议清单之前,您需要了解为什么要开会以及您希望从中获得什么。 

在安迪·格罗夫 (Andy Grove) 的著作《高产出管理》( High Output Management) 中,他将会议分为两种类型: 

面向过程的会议

这些是您会更频繁地举行的会议。通常,这些会议的目的是在团队之间共享知识。此类会议的示例可能包括您的定期团队会议、一对一会议、回顾会议等。参加这些会议的每个人都应该知道: 

  • 会议如何进行
  • 通常讨论的内容
  • 会议的目标是什么

以任务为导向的会议

这些是更多的临时会议。这次会议的目的是产生特定的输出,比如做出决定。为了使这些会议取得成功: 

  • 需要有人负责这次会议并对会议的结果负责
  • 所有与会者必须清楚地了解会议的目的和目标

在理想的世界中,这些会议很少发生,因为您在此类会议中要讨论的所有内容在面向流程的会议中都已涵盖。然而,根据 Grove 的说法,您可以预期面向流程的会议将解决您团队 80% 的问题。其他 20% 将包含在这些类型的会议中。

总的来说,当您能够召开有效的会议时,您将能够更好地协调并创建一个更有凝聚力的团队。

富有成效的团队会议清单

如果您不确定如何改进您的会议,这里有 12 件事您需要做才能使会议富有成效

会前:

  • 出勤率: 确保每个需要到场的人都能到场。
  • 设定会议目标:不要为了会议而开会。 
  • 提前分享议程:鼓励每个人都为此做出贡献。
  • 为会议做准备:为您的团队树立先例,让每个人都应该准备好参加这些会议,讨论议程上的内容。

会议期间:

  • 消除任何干扰。这可以像放下笔记本电脑并将手机设置为静音一样简单。
  • 遵循你的议程:你做一个是有原因的......遵循它。
  • 做笔记:记录讨论的内容、做出的决定以及做出这些决定的原因。 
  • 鼓励人们畅所欲言:对于团队会议尤其如此。团队不是由一个声音组成,而是由许多声音组成。

会后:

  • 向所有人发送会议记录:让每个人都尽可能轻松地访问会议记录,以避免会议结束后重复对话。 
  • 分配会议跟进:让个人对他们在会议期间达成的共识负责。 
  • 征求会议反馈:人们对即将到来的一周感觉更好吗?他们是否觉得这次会议很好地利用了他们的时间?
  • 迭代反馈:如果你的团队告诉你会议没有很好地利用他们的时间,问他们为什么。将您收到的反馈付诸行动,以便在下一次团队会议中提高工作效率。

制定标准操作程序 (SOP)

标准操作程序是提供明确的指示用于完成特定任务的文档。SOP 为团队和个人应该如何完成某些流程提供了明确的指导。 

SOP 的重要性

在您的团队中实施 SOP 有很多好处,最大的好处是减少了经理对团队进行微观管理的需要。 

根据《停止在工作中的欺凌》一书的作者 Teresa A. Daniel 的说法,微观管理“甚至会压制最有才华和动力的员工的精神和动力”。微观管理会很快导致倦怠,或者更糟的是,自愿离职。 

尽管有很多方法可以让微观管理者冷静下来,但为您的团队实施 SOP 是一个很好的开始。原因如下: 

使流程系统化,让管理人员后退一步

当团队能够记录和构建流程时,它允许每个人以有凝聚力的方式向前推进。您的团队将减少第一次做某事可能带来的时间和精力(和错误)。通过系统化的流程,管理人员可以从参与计划和执行任务的每个阶段退后一步。 

让每个人都在同一页面上(并负责)

将所有内容记录在一处,个人更有责任遵守最佳实践和内部流程。 

但是,在构建 SOP 时,这不应是自上而下的方法。相反,让所有相关利益相关者和拥有所需知识的个人参与进来,以构建最符合团队生产力和整个组织利益的流程。

SOP 用例示例

构建 SOP 有很多用例。让我们来看看一些用例,让您更好地了解如何为您的团队实施和使用一个用例。

员工培训和入职

一个哈佛商业评论的研究发现,近33%的新员工寻找他们的第6个月内新工作; 很多这种流失是由于糟糕的入职经验或缺乏适当的员工培训。SOP 允许您的团队通过标准化应该采取哪些步骤来正确地入职和培训新员工,确保每个加入您组织的新人从第一天起就取得成功。

提高生产力的有效团队管理策略

来源。查尔斯县紧急服务部员工入职 SOP 示例)

保持业务知识

员工流失是不可避免的(这没关系)。无论是个人辞职、升职还是退休,人们都会在某个时候离职。这就是为什么您需要让接管这些职责的人员尽可能轻松无缝地获得所需的所有必要信息,以便从最后一个人离开的地方接手。 

如何编写 SOP

在创建标准操作程序时,您应该记住一些事项。我们将在本节中简要介绍它们,但是如果您想了解更多信息,请查看Helpjuice 编写有效 SOP 的指南

在编写 SOP 时,重要的是您:

确定您的目标为什么要创建此文档?最终用户应该从阅读本文档中获得什么?

让必要的利益相关者参与:谁需要参与创建此文档?这应该是一项协作努力。一种自上而下的方法将那些实际上将经历既定流程的动作的个人排除在外是行不通的。 

确定应包含哪些信息(以及如何呈现):如果 SOP 过于强大而不是有用,则它不再有用。在创建您的 SOP 时,将其编写为与组织完全陌生的人共享它。 

写出来并让多人审核:这是您真正将所有这些讨论和计划付诸行动的时候。但是,在您将 SOP 发布到野外之前,请让不同的人通读该文档并向您提供反馈。 

专业提示:在编写 SOP 时,请尝试使用10/50/99 方法以避免由于简单的误解(即文档的目标不一致)而不得不完全重新启动项目。 

继续改进和迭代您的流程:您的团队、组织和行业将随着时间的推移而发展。也许一个新工具会添加到您的技术堆栈中,并且可以自动化某些流程。关键是,事情会随着时间的推移而改变,你的 SOP 应该随着这些变化而发展。这将确保您的团队继续有效运作。

当您的团队养成维护知识文档的习惯时,它可以确保组织内的其他人仍然可以使用他们所经历的知识、专业知识和学习。 

使文档管理变得简单而无缝

没有什么比整理杂乱无章的 Google 驱动器更令人沮丧的了,文件无处不在。 

实际上:

  • 86% 的受访员工在查找特定办公文件时遇到困难
  • 46% 表示查找办公文件具有挑战性且耗时
  • 83% 最终重新创建现有文档,因为他们无法找到原始文档
  • 65% 发现难以检查、批准和以其他方式使用办公文件和文件

知识库有助于最大限度地减少这些挫折。

什么是知识库?

一个知识基础就是信息存储,组织和共享一个集中的空间。 

在内部创建时,知识库的构建目的是使组织内的协作更容易。它使公司内的信息更易于访问(从而有助于提高团队的工作效率)。

知识库如何提高团队的生产力

一个夏洛特研究的皇后大学发现,接受调查的员工39%的人认为,人们在自己的组织没有足够的合作。造成这种情况的一个重要原因是工作场所的孤岛。当信息没有在团队之间共享时(尤其是那些相互协作的团队),就很难更快地完成工作。它会造成障碍,而不是提高生产力。 

提高生产力的有效团队管理策略

来源

事实上,麦肯锡的一份报告发现,互动工作者平均将近 20% 的时间用于搜索相关内部信息或向同事寻求答案。这意味着每个工人一周中至少有一整天的时间花在寻找信息上。此外,麦肯锡还发现,可搜索的知识记录(知识库)可以将员工花在搜索公司相关信息上的时间减少多达 35%。 

事实证明,当您拥有知识库时,一周内就有足够的时间来完成工作。 

“沟通应该通过完成工作所需的最短路径,而不是通过‘指挥链’。” -埃隆马斯克

无论是自上而下的层次结构,还是团队将信息作为人质,当您让人们难以访问信息时,就会扼杀生产力。如果您还没有,请开始构建您的知识库,您会看到整体生产力水平的提高。

拥有合适的技术:团队管理软件

说到建立您的知识库,在以下方面拥有合适的团队管理应用程序确实可以提供帮助: 

  • 打破孤岛
  • 保持团队的责任感、协作性和生产力
  • 为团队中的每个人提供成功所需的工具

事实上,49% 的千禧一代支持用于工作场所协作的社交工具,其中 40% 的人会自费购买社交工具以提高效率。显然有必要将此类工具引入您的团队。 

以下是一些可以帮助提高团队生产力的团队管理工具。

  • Helpjuice建立知识库(并打破那些讨厌的筒仓)
  • 用于提高会议效率和建立团队责任感的超上下文
  • Slack 用于组织范围内的沟通并尽可能保持收件箱清洁
  • Trello让每个人都了解项目进展情况
  • 为所有或部分远程团队进行缩放以获得更高质量的虚拟会议

总结

在提高团队生产力方面,您可以进行很多更改和改进。 

从确定您的目的地开始,并继续改进您的团队到达目的地的方式。这将区分一个高效的团队和一个没有的团队。

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