显性知识:如何最好地捕获和传输它

2021-06-1620:31:13显性知识:如何最好地捕获和传输它已关闭评论

显性知识:如何最好地捕获和传输它

欢迎阅读了解显性知识的最全面指南。

每个企业的成功,从热狗摊到大型企业,在很大程度上取决于其获取和共享组织知识的能力。

试想一下:您对客户、产品、竞争对手和整个行业的了解越多,您实现业务目标的可能性就越大。

现在,在许多情况下,您的员工拥有的知识存在于他们的思想和直觉中。这种知识形式——被称为隐性知识部落知识——是通过个人经验和背景获得的。

但另一种形式的信息——称为显性知识——同样有价值。与隐性知识相反,显性知识是有形的、具体的,并记录在您企业的文档和数据库中

在本文中,我们将深入探讨显性知识的概念,并向您展示如何在组织内有效地获取和传递它。

我们将涵盖:

  • 显性知识定义
  • 显性知识与隐性知识
  • 显性知识和隐性知识如何相互依赖
  • 为您的组织获取显性知识的好处
  • 如何在组织内有效地获取和转移显性知识

什么是显性知识?

显性知识是知识管理领域的关键思想之一,是指易于表达、记录和共享的知识。

换句话说,如果您拥有可以处理、存储、组织和解释的数据,那么您就拥有了显性知识。

这类知识存在于书籍、数据库、程序手册、操作视频等材料格式中。

例如,包含趋势、消费者行为和竞争分析的市场研究报告可帮助您识别新机会,这是一种宝贵的显性知识形式。

显性知识与隐性知识

显性知识的一些其他示例是:

  • 经过验证的销售流程可帮助您的团队完成更多交易。
  • 一份正式的客户投诉档案,其中包含有关如何处理这些投诉的建议。
  • 有效的入职程序,可帮助新员工获得提高工作效率所需的专业知识。

相比之下,隐性知识的一些等效示例是:

  • 知道询问潜在客户进行销售的确切时间。
  • 知道如何同情和平息愤怒的顾客。
  • 了解新员工何时需要个人指导以发挥其潜力。

需要记住的是,虽然我们使用术语“隐性”和“显性”来定义不同类型的知识,但实际上,大多数知识都存在于一个范围内。

事实上,所有的知识都是有价值的。话虽如此,让我们来看看这两种类型的知识是如何相互作用的。 

知识螺旋:显性知识和隐性知识如何相互作用

在比较显性知识与隐性知识时,重要的是要了解这两种类型的知识如何相互受益以及您应该如何在公司内利用它们。

仔细想想,新知识总是从个人层面开始。它可能是经理对市场趋势的直观感受,有助于创造有价值的新产品概念。或者是一位发现了加速开发生命周期方法的创新工程师。 

无论新想法是什么,个人的个人知识(或隐性知识)都会转化为对整个公司有帮助的组织知识(显性知识)。这个过程被称为外化。

但是,将隐性知识转化为显性知识并不是知识在组织内转移的唯一方式。以下是另外三种方式:

默契到默契:当技能和知识直接从一个人分享给另一个人时 - 想想新的销售人员可能如何通过效仿贵公司的最畅销产品来学习。

显式到显式:当现有的显性知识被收集并合成为新知识时。例如,当财务团队从各个部门收集信息以呈现公司的年度预算时。 

显性到隐性:当新知识在整个组织中传播时,员工可以开始将其内化并使用它来增强和扩展他们自己的个人知识。例如,入职文件可用于传达新员工可以利用的关键想法和概念来创造新的创新。

因此,当个人可以访问并应用明确的组织知识时,他们正在为新的隐性知识扎根(这个过程称为内化)创造沃土。

换句话说,显性知识和隐性知识是同一知识螺旋的两个组成部分。一个馈入另一个以创建一个向上的轨迹,从而增强组织内的知识量。

获取和传输显性知识的好处

既然我们已经掌握了显性知识是什么,你可能会想:‘我为什么要费心去获取和转移显性知识呢?”

嗯,除了是推动组织内知识增长的基础之外,还有四个关键原因:

增强决策

在正确的时间拥有正确的信息是做出正确决策的基础。但是,当员工在特定问题上需要帮助时,他们最终可能需要等待数小时才能获得 Slack 或电子邮件回复以获取所需信息。 

利用组织的各种知识并使其即时访问意味着员工可以获得所需的信息,以便为组织做出更快、更明智的决策。

尽量减少重复工作

如果您已经创建了一个有效的流程,那么每次出现类似需求时,确保其他人使用相同的流程是有意义的。 

例如,如果 A 写了一份解决问题的文档,那么 B 就没有必要从头开始弄清楚如何解决问题。相反,他们只需重复使用经过验证的解决方案即可节省时间、简化工作并加快进度。

获取和转移显性知识可让您避免重复已经完成的工作,并腾出时间专注于更高效的任务。

防止知识丢失

如果您组织的关键成员离开,他们可能会在他们身后留下巨大的知识差距 - 特别是如果他们是唯一知道如何处理您业务的关键方面的人。 

在出发前整理和分享他们的知识可确保您不会失去他们在工作中获得的所有智慧。此外,它使他们的替代品更容易弥补不足。

并且随着时间的推移进行记录,您将建立一个有价值的知识库,可以帮助您的企业做一些事情,例如创建优秀的入职计划或减少客户项目的交付时间。

开发更稳健的流程和程序

编写有效的标准操作程序是确保遵守最佳实践并提供可预测的高质量结果的好方法。但是,如果您没有掌握使其有用所需的必要知识,就不可能编写 SOP(或任何流程文档)。

通过创建用于记录、存储、组织和交流公司集体知识的系统,您将能够制定标准化流程和程序,使您的组织能够一次又一次地执行出色的工作。

如何获取显性知识并将其用于您的优势

到目前为止,您已经对什么是显性知识、它在推动组织发展中的作用以及它值得捕获的四个原因有了很好的了解。

现在让我们进入并探索如何真正做到这一点。

进行文件审核

首先,您需要确定组织文档的哪些区域需要更新。如果你有一段时间没有更新你的文档,很有可能它可以使用整容。

为此,您需要:

  • 阅读您的文件并评估它们的相关性、准确性和有效性
  • 删除任何过时的信息或无用的文档
  • 简化读者难以理解的任何文件

了解您的文档是否准确非常简单。但评估它的理解难易程度是一个小技巧。值得庆幸的是,您可以使用ReadableHemingway editor等工具来帮助您获得可读性分数、估计阅读时间和更多相关数据。

梳理完文档后,您可能会对组织的显性知识的差距有一个很好的了解。

但是为了进一步缩小您的关注范围,您可以:

  • 询问您的员工他们认为知识差距在哪里
  • 查看客户的评论和反馈,了解他们可以从哪些方面受益于额外的知识
  • 检查组织内团队的绩效,这些绩效可能会通过获得更多知识而得到改善

完成此操作后,您应该可以更好地开始将知识记录任务分配给组织内的相关用户。

创建内容创建指南

您公司的显性知识不应被视为静态资产。相反,您应该将其视为一种动态资源,随着不同员工影响其发展和结构而不断发展。

这就是为什么开发内容创建框架对于确保随着公司知识增长的一致性至关重要。如果没有既定规则,您最终会导致员工以不同的格式和风格创建内容,这会损害理解。

许多现代知识管理系统允许您完全控制格式、创作和结构——这对保持文档的统一大有帮助。

根据需要调整您的内容指南,但始终保持规则以帮助您的员工在添加组织知识时保持一致。

鼓励全组织参与

您的员工队伍中包含的集体知识非常强大。为了充分捕捉它,您应该鼓励所有员工为您的知识库做出贡献。

优质的 KMS 将能够将您的团队连接到协作社区环境中,在那里他们可以创作、组织和修改内容。

显性知识:如何最好地捕获和传输它

说明:Helpjuice 让创作和格式化变得简单

无论您的组织规模如何,汇集多种思想和观点将帮助您获取最有用和最相关的知识。

细分和组织您的知识

在知识的海洋中跋涉以找到一条信息金块并不好玩。但是随着组织的发展,他们的文档变得如此杂乱无章,以至于几乎不可能轻松找到您正在寻找的内容,这是很常见的。

这很重要,因为如果正确的信息在正确的时间没有在手边,那么它对您的员工或客户就没有多大用处。

解决方案?从第一天开始就进行适当的细分。使用知识管理解决方案,可以轻松地组织和浏览您的知识库。理想情况下,您应该设置不同的类别、项目和团队,以便没有人因不相关的信息而过载。

显性知识:如何最好地捕获和传输它

在这里也不能低估搜索功能的威力。它将帮助客户和员工快速准确地找到他们正在寻找的东西。因为您越容易获取知识,就会有越多的人开始利用它来获得更好的结果。

简化您的入职流程

如前所述,入职是将公司的显性知识传达给新员工的最佳方式之一。

虽然每个经理都有自己喜欢的方法,但使用贵公司的 KMS 来改进流程是有意义的。

毕竟,您的 KMS 拥有从多年经验中获得的大量公司知识。虽然有许多入门工具,但在 KMS 中创建专用空间是一种非常有效的方式,可以传授宝贵的公司知识,而无需花钱购买其他软件。

此外,作为奖励,新员工可以自助入职,从而腾出时间让经理花在其他生产性任务上。

分析和改进您的方法

当您开始构建一个可访问的、有形的公司知识存储库时,您需要确保您正在优化您的捕获和传输流程以获得最佳结果。

优质的 KMS 将为您提供反馈和分析,让您可以衡量用户如何与您不断增长的知识库进行交互。

显性知识:如何最好地捕获和传输它

说明:使用 Helpjuice 进行知识库分析

使用后端数据,您可以发现哪些内容提供了最大的价值,找出用户正在搜索的内容,衡量人们消费的最热门话题等等。

此类数据有助于为您的知识管理策略提供信息,并确保您始终改进在公司内获取和转移显性知识的方式。

知识管理变得简单

记录和优化您公司的显性知识将始终是一项具有挑战性的任务。它需要正确的战略、员工的持续承诺以及使用可靠的知识管理系统。

但如果做得好,它将使您的组织充分利用其智慧并利用它来推动真正的业务增长。毕竟,您组织中包含的知识构成了您的业务结构。

这意味着是时候开始利用它来发挥自己的优势,而不是让它浪费掉。

weinxin
手机扫一扫,加微信报价
北京金利恒旺公司,专注不锈钢二十年,主营不锈钢材料批发,不锈钢加工制作。
  • 转载声明:《北京金利恒旺公司》,转载自网络,整理发表,禁止转载和采集,共 3758 字。