十分钟让您了解SOP流程制作全步骤

2021-05-3011:58:50十分钟让您了解SOP流程制作全步骤已关闭评论

十分钟让您了解SOP流程制作全步骤任何企业或组织都由众多活动部件组成。为了让他们像一台经过微调的机器一样协同工作,团队成员需要始终保持一致。

员工休假——谁来接替他们?他们知道该怎么做吗?新员工加入公司——他们将如何学习如何履行职责?

标准操作程序SOP使工作能够在这些情况下顺利进行。让我们更深入地了解 SOP 究竟是什么以及如何编写它。

  • 什么是标准操作程序 (SOP)?
  • 编写 SOP 的技巧
  • 标准作业程序模板

什么是标准操作程序 (SOP)?

标准操作程序 (SOP) 是一套循序渐进的说明,可帮助员工以一致的方式执行任务。简而言之,SOP 记录给定流程的工作方式,是流程文档的常见示例。为必须符合监管标准的复杂任务制定书面 SOP 尤为重要。

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使用此 SOP 模板 

公司出于多种原因制定 SOP:

  • 确保业务连续性。SOP 有助于确保即使关键成员休假或病假,关键任务仍能完成。
  • 始终如一的质量和减少错误。错误的发生是因为我们要么没有执行任务所需的信息,要么即使有信息,也未能始终如一地正确应用该信息。一个 SOP 可以防止这两种情况。
  • 更快的员工入职。SOP 可以成为新成员在培训期间的一个很好的起点。
  • 知识管理和保留。当有经验的成员改变角色或离开寻找新机会时,如果他们留下完整的 SOP,他们的知识可以保留在团队中。
  • 法律保护。确保关键流程被记录并由员工审查可以为公司提供一层保护。

简而言之,编写标准操作程序有助于企业在员工来来去去时平稳运行。它们是逐步进行操作的最佳列表,任何人只要稍加培训即可遵循这些程序。

这是在Nuclino 中创建的 SOP 示例,这是一种团队协作文档工具 -创建一个帐户并开始创建您自己的 SOP:

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SOP 示例(在Nuclino 中创建)

通常记录为 SOP 的其他一些业务流程包括:

  • 绩效评估
  • 客户投诉解决流程
  • 设备检查和维护程序
  • 服务交付流程
  • 计费和收款流程
  • 新员工入职

编写 SOP 的步骤

标准操作程序及其格式的要求因行业而异,但某些步骤和最佳实践适用于大多数情况。

  • 第一步:明确目标。当您知道该过程的目的是什么时,编写大纲和定义SOP的细节会容易得多。
  • 第 2 步:让利益相关者参与。任何将参与该过程或受该过程影响的人都应该在 SOP 文件的创建中拥有发言权。
  • 第 3 步:确定范围和格式。你会创建流程图吗?层次清单?两个都?最佳格式取决于程序的复杂性。
  • 第 4 步:概述 SOP。写下流程成功所需完成的确切任务。
  • 步骤 5:审查和测试 SOP。让您的团队在模拟环境中完成新的 SOP,并确定可以改进的地方。

大多数写得好的SOP是:

  • 易于理解:使用简单、清晰的说明,避免使用价值语言。
  • 简介:在SOP中仅包括最相关的详细信息,并添加对辅助材料的引用。
  • 可操作:读者应该确切地知道要采取什么行动来实现特定的任务或目标。
  • 可访问:利益相关者应该能够在需要时轻松找到他们需要的 SOP。

存储 SOP 的好地方是您的内部 wiki或公司内联网门户。它应该可供整个团队访问,易于搜索和协作,以便利益相关者可以在需要更新或改进某些内容时留下反馈。毕竟,无论您的 SOP 多么清晰和详细,如果它们不及时更新或您的团队找不到它们都没有关系。

如果您的公司没有 wiki,您可以在Nuclino 中轻松创建一个。

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标准作业程序SOP模板

创建标准操作程序以确保可以在整个组织中一致地复制所有流程。但是,创建 SOP 本身的过程又如何呢?

保持 SOP 文件在风格、格式和详细程度方面的一致性同样重要——这就是为什么许多公司都有编写 SOP 的 SOP。最常见的是,它包括一个 SOP 模板,用于需要记录的每个操作程序。

虽然每个组织都有自己独特的 SOP 格式,并且没有一刀切的格式,但这里有一个 SOP 模板可能是什么样子的示例 - 对其进行自定义以创建您自己的模板。

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SOP模板(在Nuclino中创建)

记录流程可能听起来像一件苦差事,但它是业务流程管理的基本部分,不应被忽视。当您的团队始终手头有清晰、全面的标准操作程序时,他们将始终知道在遇到任何情况下该做什么。员工来来去去,他们带走了他们的经验和专业知识——SOP 可以帮助您发展和扩大业务,而不会因此而放缓。

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