SOP是什么意思,SOP应该怎么做

2021-05-3012:13:01SOP是什么意思,SOP应该怎么做已关闭评论
摘要

SOP标准操作程序是Standard Operating Procedure三个单词中首字母的大写 。SOP是一个专有程序,描述了根据公司规定或个人条件完成任务所需的活动,以开展业务。SOP 的主要目标是实现绩效的效率和质量输出。

SOP是什么意思,SOP应该怎么做

SOP标准操作程序是一份包含分步说明的文件,可帮助操作员完成复杂的日常操作。标准化是一项为许多学科提供解决方案的活动。该活动通常包括确定、设计和实施标准的过程。

SOP是什么意思

SOP标准操作程序是Standard Operating Procedure三个单词中首字母的大写 。SOP是一个专有程序,描述了根据公司规定或个人条件完成任务所需的活动,以开展业务。SOP 的主要目标是实现绩效的效率和质量输出。SOP 可以是 PowerPoint 演示文稿、书面硬拷贝文档或任何其他传达要点的沟通方法。没有必要对一天中的每个细节都使用 SOP,但在法律合规性、健康或安全至关重要的地方,它有其用途。

有不同类型的 SOP

  1. 生产经营
  2. 财务和行政
  3. 市场营销、销售和客户服务
  4. 雇用员工
  5. 法律标准操作程序

编写标准操作程序需要一个团队,因为您不可能拥有所有想法。它还包括您的员工。在编写 SOP 时,您还应该牢记客户的最大利益,即使他们不参与文档的创建。

标准操作程序的组成部分是:

  1. 标题
  2. 目录
  3. 目的
  4. 范围
  5. 术语
  6. 角色和职责
  7. 程序
  8. 补充资料
  9. 指标

SOP包含有关执行过程的程序,公司目标,员工规章制度,健康和安全措施,日期以及参与创建和批准文档的人员的签名的信息。

标准操作程序和流程不一样

过程和过程都包含分步指南,可帮助您执行特定任务。然而,一个过程通常在更高的层次上工作。标准操作程序采用高级功能元素并添加更多细节以符合行业或公司标准。

标准操作程序的目的

标准操作程序的目的是确保所有工人以相同的方式执行任务。此条件可确保每次都以相同的方式完成任务。这样,通过运行受控实验来测试改变许多过程参数的影响成为可能。一个写得很好的标题应该通过标准操作程序的目标来扩展。如果员工不确定他们正在承担的任务,他们通常会参考 SOP 的系统指南。

标准操作程序的类型

生产和运营:包括有关检查程序、生产线步骤和设备类型维护的说明。

财务和管理:这些包含有关收款和计费流程以及在满足所有付款期限的同时最大化现金流的指南。

客户服务、销售和营销:这些包括有关客户投诉解决方案、交换政策、退款或保修、响应时间和服务交付以及销售报价准备和外部沟通批准的说明。

员工雇佣:此类 SOP 包括对违反规定的员工的纪律处分、绩效评估、员工定向、培训、职位描述和用于商业目的的社交媒体。

法律标准操作程序:隐私政策需要指明您将收集的信息、收集信息的原因、您将如何使用它以及您将信息保留在该文件中的期限。确保组织中的人员只询问他们完成工作所需的信息。

标准操作程序的关键组成部分

  • 标题-标题应包含识别活动或程序、部门名称、SOP 适用的分支机构以及批准和准备 SOP 的人员的日期和签名的信息。
  • 目录-目录对于查找信息的快速参考至关重要,尤其是在 SOP 很长的情况下。目录使导航变得容易。
  • 目的——目的定义了文件的意图,长度应该是一两句话。用户应该能够识别表单涵盖的内容,因此它需要足够详细。
  • 范围-这定义了特定程序集适用于什么或谁。指定您正在记录的过程的范围。范围界定简化了 SOP。您通过说明谁在范围内和谁不在范围内,为每个人提供了相同的理解点。
  • 术语-澄清用户不熟悉的任何术语,并拼写任何缩写和首字母缩写词。你熟悉的词可能对他们来说不是典型的。定义术语可帮助读者了解您的程序,而无需进一步研究。
  • 角色和职责——定义在程序中执行活动所涉及的部分。如果通过创建多个 SOP 来完成任务列出了大量角色,请考虑缩小范围。
  • 程序——您的 SOP 应仅包括完成流程目标所需的步骤、每个步骤中的单独行动步骤以及单独提供的用于澄清信息的注释。
  • 补充信息–根据流程的不同,它可以包含有关任何内容的信息,例如健康和安全警告。
  • 指标–衡量流程效率很有用。您可以随时通过在 SOP 中定义指标来检查流程的效率。例如,如果流程不如平时高效,指标可以帮助您发现机器可能有问题。

SOP应该怎么做?---编写有效的标准操作程序

与您的团队一起设定 SOP 的目标

您可能很清楚该程序的组成部分,但您可能不知道可能影响结果的小细节。要正确执行流程,您需要咨询定期执行此操作的员工。如果您对创建文档的原因有明确的答案,将会有所帮助。确定您组织流程中的任何现有障碍,以便您更具体地确定您的团队在 SOP 到位后的工作效率。

确定利益相关者

任何将受到 Sop 影响的人都应该在创建文档时有发言权。如果您还确定谁负责编写表格,这将有所帮助。如果您也牢记客户的利益,即使他们没有参与创建文档,这将是最好的。

定义标准操作程序的范围

如果您在开始记录过程时没有定义范围,最终结果可能会变得过于复杂。这也是必不可少的步骤,因为流程有时是相互关联的。使用手头情况所需的最简单的形式。

添加程序

创建文档是编写标准操作程序的大量工作。描述完成特定任务时要遵循的操作程序。使您的指示详细而清晰,然后让员工开始工作。尽量减少说明中可能存在的任何不确定性。

包括任何图像,即可以补充您的书面文档的图表或插图。

列出任何必要的信息

可以包括方法论(执行流程的正确方式)、完成流程中的某个步骤所需的必要工具,或者包含有关流程是否会对某人的健康造成危害以及任何危害的信息的安全和健康警告等内容。必要的工作预防措施。

定义指标,改进和实施标准操作程序

尽管改进流程会带来好处,但大多数公司在定义策略后不会重新审视它们。

你无法改进你无法衡量的东西;因此,您需要定义正确的指标。

如果您通过让所有员工轻松访问 SOP 来实施 SOP,将会有所帮助。将其放在共享软件上,您的员工可以访问或打印出来分发。

经常问的问题

1.什么是标准作业程序?

它是一份包含分步说明的文档,可帮助工人完成复杂的操作。

2.SOP的目的是什么?

其目的是确保所有工人每次都以相同的方式执行任务。

3.为什么我需要SOP?

SOP 有助于实现高质量和高效的绩效输出,减少沟通不畅和不遵守行业法规的情况。

4.谁应该编写SOP?

研究主任负责编写标准操作程序。

5.Sop 中应该包含哪些信息?

SOP 包含执行流程的程序、法律信息、健康和安全措施、销售政策、日期以及创建和批准 SOP 的人员的签名、公司信息和目标。

结论

标准操作程序是一个文档,其中包含可帮助工作人员完成复杂任务的说明。它确保工人每次都以相同的方式完成任务。它通过确保性能的质量和高效输出来减少误传。

 

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