三个步骤教您如何制作sop流程图

2021-05-3011:17:37三个步骤教您如何制作sop流程图已关闭评论
摘要

标准操作程序 SOP(Standard Operating Procedure)是包含有关如何执行任务的分步信息的文档。现有的 SOP 可能只需要修改和更新,或者您可能处于必须从头开始编写的场景。这听起来令人生畏,但它实际上只是一个清单,只需三个步骤就可以制作完成。

标准操作程序 SOP(Standard Operating Procedure)是包含有关如何执行任务的分步信息的文档。现有的 SOP 可能只需要修改和更新,或者您可能处于必须从头开始编写的场景。这听起来令人生畏,但它实际上只是一个清单,只需三个步骤就可以制作完成。

步骤一:格式化您的 SOP

 

  1. 三个步骤教您如何制作sop流程图

    1、选择您的格式。

    编写 SOP 没有对错之分。但是,您的公司可能有许多 SOP,您可以参考格式指南,概述他们喜欢如何完成。如果是这种情况,请使用预先存在的 SOP 作为模板。如果没有,您有几个选择:
    • 一个简单的步骤格式。这是针对简短的、几乎没有可能产生的结果并且切中要害的常规程序。除了必要的文档和安全指南之外,它实际上只是一个简单的句子列表,告诉读者该做什么。
    • 分层步骤格式。这通常适用于较长的程序——有十多个步骤的程序,涉及一些要做出的决定、澄清和术语。这通常是一个主要步骤的列表,所有的子步骤都以非常特定的顺序排列。[2]
    • 一种流程图格式。如果该过程更像是一张具有几乎无限可能结果的地图,那么流程图可能是您最好的选择。当结果并不总是可预测时,您应该选择这种格式。[3]

    三个步骤教您如何制作sop流程图

    2、考虑你的听众。

    在编写 SOP 之前,需要考虑三个主要因素:
    • 您的听众的先验知识。他们是否熟悉您的组织及其程序?他们知道术语吗?您的语言需要与读者的知识和投资相匹配。[4]
    • 你的听众的语言能力。不会说您的语言的人是否有可能“阅读”您的 SOP?如果这是一个问题,最好包含大量带注释的图片和图表。
    • 您的受众规模。如果多人同时阅读您的 SOP(那些扮演不同角色的人),您应该更像戏剧中的对话一样格式化文档:用户 1 完成一个操作,然后是用户 2,依此类推。这样,每个读者都可以看到他或她如何成为运转良好的机器中不可或缺的齿轮。

    三个步骤教您如何制作sop流程图

    3、考虑你的知识。

    它归结为:你是写这篇文章的最佳人选吗?你知道这个过程需要什么吗?怎么可能出错?如何让它安全?如果没有,您最好将其移交给其他人。写得不好——或者更重要的是,不准确的——SOP 不仅会降低生产力并导致组织失败,而且它也可能不安全,并对从团队到环境的任何事物产生不利影响。简而言之,这不是您应该承担的风险。

    • 如果这是分配给您的项目,您觉得有必要(或有义务)完成,请不要回避向每天完成该程序的人寻求帮助。进行访谈是任何 SOP 制定过程的正常组成部分。

    4、在短期或长期 SOP 之间做出决定。

    如果您正在为熟悉协议、术语等的一组人编写或更新 SOP,并且会从更像检查表的简短明快的 SOP 中受益,您可以将其写成简短的形式.
    • 除了基本目的和相关信息(日期、作者、ID# 等)之外,这实际上只是一个简短的步骤列表。当不需要细节或澄清时,这是要走的路。

    5、牢记您的 SOP 目的。

    显而易见的是,您的组织内有一个不断重复的程序。但是这个 SOP 特别有用的原因是什么?是否需要强调安全?合规措施?它是用于培训还是日常使用?[5] 以下是 SOP 对团队成功必不可少的几个原因:
    • 确保符合合规标准
    • 最大限度地提高生产要求
    • 确保程序对环境没有不利影响
    • 为确保安全
    • 确保一切按计划进行
    • 为防止制造故障
    • 用作培训文件
      • 如果你知道你的 SOP 应该强调什么,那么围绕这些点来组织你的写作就会更容易。也更容易看出您的 SOP 的重要性。

    步骤二:编写您的 SOP

    1. 以Write a Standard Operating Procedure Step 6为标题的图片

      1、覆盖必要的材料。

      一般而言,技术 SOP 将包括程序本身之外的四个要素:[6]
      • 标题页。这包括 1) 程序的标题,2) SOP 识别号,3) 发布或修订日期,4) SOP 适用的机构/部门/分支机构的名称,以及 5) 准备人员的签名并通过了 SOP。只要信息清晰,就可以随意格式化。
      • 目录。仅当您的 SOP 很长时才需要这样做,以便于参考。您可以在此处找到一个简单的标准大纲。
      • 质量保证/质量控制。如果一个程序不能被检查,它就不是一个好的程序。提供必要的材料和详细信息,以便读者可以确保他们获得了预期的结果。这可能包括也可能不包括其他文件,例如绩效评估样本。
      • 参考。请务必列出所有引用或重要的参考文献。如果您引用其他 SOP,请务必在附录中附上必要的信息。
        • 您的组织可能有与此不同的协议。如果已经有您可以参考的预先存在的 SOP,请放弃这种结构并坚持现有的内容。
    2. 以Write a Standard Operating Procedure Step 7为标题的图片

      2、对于程序本身,请确保涵盖以下内容:

      • 范围和适用性。换句话说,描述过程的目的、它的限制以及它是如何使用的。包括标准、监管要求、角色和职责以及输入和输出。
      • 方法和程序。问题的核心——列出所有步骤和必要的细节,包括需要什么设备。涵盖顺序程序和决策因素。解决“假设”和可能的干扰或安全考虑。
      • 术语的澄清。识别首字母缩略词、缩写词和所有不常用的短语。
      • 健康和安全警告。将在其自己的部分中列出,与存在问题的步骤一起列出。不要掩盖这一部分
      • 设备和用品。需要什么、什么时候需要、在哪里可以找到设备、设备标准等的完整列表。
      • 注意事项和干扰。基本上,故障排除部分。涵盖可能出错的地方、需要注意的地方以及可能会干扰最终理想产品的地方。
        • 为这些主题中的每一个指定自己的部分(通常用数字或字母表示),以防止您的 SOP 冗长和混乱,并便于参考。
        • 这绝不是一个详尽的清单;这只是程序上的冰山一角。您的组织可能会指定需要注意的其他方面。
    3. 以Write a Standard Operating Procedure Step 8为标题的图片

      3、使您的文章简洁易读。

      很可能你的观众不是为了好玩而选择阅读这篇文章。您希望保持简短明了——否则他们的注意力会分散,或者他们会发现文档难以理解且难以理解。一般来说,让你的句子尽可能短。
      • 这是一个不好的例子:确保在开始使用之前清除空气井中的所有灰尘。
      • 这是一个很好的例子:在使用前清除空气轴中的所有灰尘。
      • 一般来说,不要使用“你”。应该是隐含的。用主动语态说话,并用命令动词开始你的句子。
      • 当然,如果您不知道,请询问多个来源,涵盖所有角色和职责。一名团队成员可能不遵循标准操作程序,或者另一名成员可能只参与部分行为。
        以Write a Standard Operating Procedure Step 9为标题的图片
        4、如有必要,采访参与流程的人员,了解他们如何执行任务。您最不想做的就是编写一个完全不准确的 SOP。你正在损害团队的安全、他们的效率、他们的时间,并且你正在采取一个既定的过程而不是在意——你的队友可能会觉得这有点冒犯。如果需要,请提出问题!您想得到正确的选择。[7]

      以“编写标准操作程序步骤10”为标题的图像

      5、用图表和流程图分解大块文本。

      如果您有一两个步骤特别令人生畏,请使用某种图表或图表让您的读者轻松。它使阅读更容易,并让大脑暂时停止试图理解这一切。并且它会为您看起来更完整和写得更好。
      • 不要仅仅为了增加您的 SOP 而包含这些内容;仅在必要时或试图弥合语言差距时才这样做。
    4. 以Write a Standard Operating Procedure Step 11为标题的图片

      6、确保每个页面都有控制文档符号。

      您的 SOP 可能是众多 SOPS 之一——因此,希望您的组织拥有某种类型的更大的数据库,可以在某个参考系统中对所有内容进行编目。您的 SOP 是此参考系统的一部分,因此需要某种类型的代码才能找到。这就是符号的来源。
      • 每个页面都应该有一个简短的标题或 ID #、修订号、日期和右上角的“# 页面 #”(对于大多数格式)。您可能需要也可能不需要脚注(或在脚注中有这些),具体取决于您组织的偏好。[8]

      步骤三:确保成功和准确性

      1. 以Write a Standard Operating Procedure Step 12为标题的图片

        1、测试程序。

        如果你不想测试你的程序,你可能还没有写得足够好。有人用有限的知识的过程中(或代表普通读者的人)使用您的SOP来引导他们。他们遇到了哪些问题?如果有,请解决它们并进行必要的改进。[9]
        • 最好让少数人测试您的 SOP。不同的人会有不同的问题,允许各种各样的(希望有用的)回应
        • 一定要在以前从未做过的人身上测试这个程序。任何有先验知识的人都将依靠他们的知识来让他们通过而不是你的工作,从而违背了目的。
      2. 以Write a Standard Operating Procedure Step 13为标题的图片

        2、让实际执行该程序的人员审查 SOP。

        在一天结束的时候,它并没有真正不管你的老板认为SOP的。那些真正从事重要工作的人。因此,在将您的工作提交给上级之前,请向将要(或将要完成)工作的人展示您的东西。行什么,他们想的?
        • 允许他们参与并感觉他们是流程的一部分将使他们更有可能接受您正在制定的此 SOP。他们不可避免地会有一些很棒的想法!
      3. 以Write a Standard Operating Procedure Step 14为标题的图片

        3、让您的顾问和质量保证团队审查 SOP。

        一旦团队让您继续前进,请将其发送给您的顾问。他们可能对实际内容本身的投入较少,但他们会告诉您它是否符合格式要求,是否有任何遗漏,以及使其全部正式并输入系统的协议。
        • 使用文件管理系统为批准发送 SOP,以确保批准的审计跟踪。这将因组织而异。基本上,您希望一切都符合准则和规定。
        • 签名将是必要的,现在大多数组织都可以接受电子签名。
      4. 以Write a Standard Operating Procedure Step 15为标题的图片

        4、获得批准后,开始实施您的 SOP。

        这可能涉及对受影响人员进行正式培训(例如课堂培训、基于计算机的培训等),或者这可能意味着您的论文被挂在浴室里。不管是什么,把你的工作放在那里!你为它工作。是时候承认了!

        • 确保您的 SOP 保持最新。如果它过时了,请更新它,重新批准和记录更新,并根据需要重新分发 SOP。您的团队的安全、生产力和成功都关乎于此。[10]

       

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